איסוף ותיעוד מידע

     איסוף מידע

איסוף מידע מתקיים בשני ערוצים: גורמי קק"ל וגורמים חיצוניים.

• גורמי קק"ל
• הפקח אוסף מידע מגורמי קק"ל שונים בשטח: עובדי יער, שומרים, מדריכים, רכזי מרעה, מנהל איזור, מהנדס יער, רכז קבלת מידע, סייר.
• תקשורת בין-אישית ועידוד זרימת מידע חשובים כדי על מנת לאסוף מידע בצורה אפקטיבית. חשוב לשמור על כל ערוצי המידע פתוחים, לטפח אותם ולנצל אותם.
   
• גורמים חיצוניים

גורמים חיצוניים לעניין זה הם: הסיירת הירוקה, רשות מקרקעי ישראל, המשטרה הירוקה, הוועדה המחוזית לתכנון ובנייה, רשות שמורות הטבע, המשטרה.

לרוב, מידע מגיע בטלפון. המידע בדרך כלל קונקרטי וכולל גוש, חלקה ופרטים אודות העבירה.

תיעוד המידע

כללי

המידע צריך להיות מתועד בדוח האירוע. קיים דוח מובנה במערכת הממוחשבת: הדוח מתחיל  בפתיחת אירוע, פירוט המידע והפעולות שבוצעו. שמירה של מידע זה, מעבירה אותו למנהל יחידת הפיקוח. חשוב כי מידע זה יגיע גם למנהל האיזור, מנהל המרחב, היערן והסייר, על מנת שכולם יהיו מעודכנים. משלב זה ואילך כל המידע הנובע מהתפתחות האירוע – נדרש לתיעוד במערכת.

בנוסף, כאשר מתחיל טיפול משפטי ישנם מסמכים, מיילים וניירות שונים. בשלב זה יש לפתוח תיק פיזי. הליכים משפטיים הינם לרוב ממושכים (לעיתים לאורך שנים), יש להקפיד על תיעוד מלא לאורך כל התקופה.

לכל אירוע יש מספר מזהה. יש לכתוב את המספר על כל ניירת ופריט מידע הקשור לאירוע ולכתב גם את המזכיר, לצרכי תיוק ותיעוד הן בתיק הפיזי והן בתיק הממוחשב.

פירוט דיווח אירוע במערכת

  מערכת ממוחשבת ארצית נכנסה לעבודה ב-2015. המערכת מספקת תמיכה בהכנת דוחות אירוע (במערכת אין, בשלב זה, מענה לדוח עבירה, הדורש תיעוד מידע נוסף והמשך הטיפול).

בדיקה שהסתיימה בלא כלום או לא נוגעת לקק"ל אינה מוגדרת כאירוע. במקרה כזה יש לשמור את התיעוד במיילים ולשלוח את תוצאות הבדיקה במייל. 

ככל הניתן יש לבצע את הדיווח על האירוע בשטח, בזמן אמת. בפועל, לא תמיד ניתן להשלים את מלא הדיווח בזמן אמת מאחר ויש לאסוף הרבה מידע שאינו זמין בהכרח. עם הגעת המפקח למשרד הוא ישלים את הדיווח.

להלן תהליך העבודה:

  הזנת דיווח במערכת. הדיווח יכלול את הפרטים הבאים:

• שם לאירוע
• תאריך פתיחה
• גוש
• חלקה
• טקסט חופשי
• קליטת תמונות ומסמכים שקשורים לאירוע

• בטקסט החופשי חשוב לתת תיאור קצר אך מלא של מה קרה ומה נדרש להמשך הטיפול.
• מנהל האזור והיערן קוראים את המידע. הם יכולים להמליץ על משימות לקידום הטיפול באירוע (במייל).
• מומלץ מאוד להוסיף תמונות שממחישות את האירוע ואת פרטיו: אמצעי הכריתה, מספר רכב, מיקום מדויק וכדומה. תמונה ויזואלית יכולה לסייע מאוד בהבנת האירוע.
• רצוי לצרף מסמכים: תצהירים, מפת מודד, כתב הגנה, שאלונים, פרוטוקולים של דיונים, פסק דין, מכתב הוצאה לפועל.

 המידע אודות האירוע נשלח למנהל יחידת הפיקוח, מנהל האזור, היערן ולפי הצורך גורמים נוספים כמו מהנדס מרחב ואפילו מנהל מרחב, ולעיתים גם לסיירת הירוקה.

 בנוסף יש לשלוח העתק פיזי מכל החומר למנהל יחידת הפיקוח. בהמשך, תיק זה יימסר לעו"ד, לפי הצורך.

 את התצהיר ממלא העו"ד לפי החומר שהפקח שלח לו כולל דוח האירוע, אישור הגשת תלונה וכו'.

 הפקח עובר על כתב התביעה והתצהיר נשלח לתיקון, טרם הגשת התביעה לבית המשפט.

הבהרות ודגשים להליכים ומסמכים משפטיים באירוע

תצהיר עדות ראשית נעשה לצורך הגשת תביעה אזרחית. עו"ד שעובד עם יחידת הפיקוח מכין את התצהיר על סמך החומר שהמפקח מעביר, הן החומר הסטטוטורי והן החומר התיאורי.

הצהיר מועבר חזרה לפקח לצורך בדיקה ותיקון. התצהיר חוזר לעו"ד לעדכון ולאחר מכן הפקח חותם עליו לקראת הגשה לבית משפט.

  חשוב לציין:  בעת הכנת התצהיר, חשוב לשים לדיוק בפרטים כמו תאריכים, שמות נכונים של אנשים המופיעים בתצהיר, דיוק בעובדות, תיאור מלא של כל הפעולות שבוצעו והנוכחים בהן ולכל מארג הנתונים.

כך גם לגבי כתב תביעה, תגובות לכתב הגנה ומסמכים פורמליים אחרים. 

עדות:

בעת דיון הוכחות, על הפקח למסור עדות. התוכן של העדות חוזר על מה שנכתב בתצהיר.

לעיתים יכולים להישאל שאלות קנטרניות מתוך ניסיון להפיל את העדות.

  טיפ: במקרה כזה מוצע להשתדל לא לענות, להיצמד לעבודות ולהתנהג בענייניות באם לא יודעים לענות – להשיב "לא יודע". 

טיפול באירוע חוזר 

כאשר אירוע מתרחש מחדש לאחר מספר שנים, הוא יקבל מספר אירוע חדש. בתיעוד הישנות האירוע חשוב לציין כי אירוע דומה היה פעיל בעבר והסתיים.

במידה ועבריינים חוזרים על אותה עבירה, הטיפול של קק"ל יהיה זהה: איסוף המידע, הדיווח וההפצה יבוצעו בשנית באותה מתכונת. יתכן כי יהיה הבדל בטיפול המשפטי.

קיום הסבה למשיגי הגבול ולציבור הינו בעל ערך למניעת אירועים ולהישנות אירועים.